XX局档案管理系统研究与开发

摘????????? 要 针对水利局档案管管理电子化的强烈需求，本文通过对水利局的调研，规划设计并且最终形成了一套适用于水利局的档案管理信息系统。 本文按照软件工程的理论知识，通过对系统的每个步骤逐一规范执行，建立了系统的数据结构模型，分析了档案管理在时间上和空间上的特性。根据理论分析，提出了用电子技术管理档案的具体方案，并且付予实施。 本套档案管理能够在符合普适性的档案管理要求上，还能按照水利局的专有档案管理需求，生成包含图片、声音、视频等电子格式的多媒体档案资料，通过电子邮件系统，能方便地传递各类档案文件资料。 系统采用的是灵活性强的Visual basic6开发环境进行代码开发及调试，使用了SQLSERVER作为实现数据的永久存储，实践了UML统一建模语言的应用，最后成功地完成了此套系统的研制工作。 关键词：档案管理 UML 多媒体? 电子邮件 VB6.0 系统分析，也称新系统逻辑设计阶段，这是开发管理信息系统的基本阶段的关键阶段。系统分析的主要任务是在初步调查的基础上对现行系统作进一步详细调查，将系统详细调查中所得到的文档资料集中到一起，对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析。它侧重于业务全过程的角度分析。分析的主要内容有：业务和数据的流程是否畅通，是否合理；数据、业务过程和实现管理功能之间的关系；原系统管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等；最后，提出新系统的各种方案和设想，并对所有的方案的设想进行分析、研究、比较、判断和选择,获得一个最优的新系统逻辑模型。 2.1 系统开发的基本思路与方法 在开发系统的全过程中,应采取用户至上的观点，一切从用户利益考虑，在加强调查研究和系统分析的基础上，通过分步骤的不断反馈的讨论确定出新系统的最佳方案。因此，整个系统的设计开发过程采用了较为流行的MIS开发方法即结构化生命周期法——按照系统工程的思想组织开发工作，始终以结构化、模块化、自顶向下地对系统进行分析和设计，最后利用自底向上、逐步实现的方式完成系统的实施的一种系统开发方式，其特点是强调系统开发过程的整体性和全局性,不过鉴于系统的应用需求是不断提出与扩充，系统分析的深度和广度只能在开发过程中逐步增加和完善，因此在某些阶段局部开发上可采用原型法,以期达到较好的效果。 综合上述思路与方法，整个系统开发的生命周期可描述为需求分析、新系统逻辑设计、系统总体设计、详细设计以及系统测试与实施等阶段这一模型，即通常所称的“瀑布模型”，并在某些过程中，适当的插入原型法方式,最终形成一个完整的管理信息系统。 2.2 水利局现行档案管理的业务描述 要建立管理信息系统，就必需知道当前系统的组织机构设置情况和组织机构之间的隶属关系。通常用组织结构图来描述当前系统组织机构的层次和隶属关系。所谓组织结构图就是组织分成若干部分，用矩形框表示组织机构，用箭头表示隶属关系。 本人通过与水利局档案管理相关的各级人员进行充分交流，而得出该系统需要的组织结构图。