文档管理系统

摘要 作为计算机技术在办公自动化方向的应用研究，本文描述了应用java和JSP实现基于流程控制的文档管理系统的研制过程。在开发过程中将涉及JavaBean和JSP的使用技巧以及常用的中间件软件Weblogic 8.1的使用。 该系统以数据库为基础，凭借浏览器/服务器体系结构，提供对企事业单位的文档管理功能。使用本系统，可以完成文档的管理、出借等功能。并且对各项操作都提供日志信息记录，以满足安全性方面的需求。 在对该系统进行了详细的需求分析以后，确定了该系统的数据字典以及相关数据集合。然后大致介绍其层次结构，从“用户登录与验证”、“全部用户”、“机构管理”、“文档库管理”、“文档管理”、“借阅管理”、“文档查询”、“我的文档”以及“日志与消息管理”等九个模块上详细的对文档管理系统的制作过程进行的论述。通过灵活的SQL数据库语言和JAVA语言,实现了简单方便的文档管理以及归档、查询、借阅、审批和归还等一系列的流程控制。 随后，通过对每个模块进行黑匣测试，以确保每个模块的所有功能都可以完全实现。同时，本文也介绍了软件使用运行的具体操作步骤，以方便使用。 关键词：办公自动化、基于流程控制、数据库、浏览器/服务器体系结构 ??基于流程控制的文档管理系统，主要目的就是利用软件来实现文档的归档、查询、借阅以及归还的一系列流程管理，使工作人员对文档的管理工作更加容易，既可以提高工作效率，又可以降低管理的成本。在该文档管理系统中需要对文档的借阅流程进行处理，其中要实现文档借阅的申请、审批、提醒和归还等功能。 ??????? 此外还需要配置一些管理人员，对机构、文档库及文档进行管理。管理人员在对应的文档库中对文档进行归档和整理工作。具体分析如下： （1）?????? 文档库管理及其管理员 ???? ???系统管理员可以根据单位的实际请况对所有的文档库进行配置，还可以对其进行描述，说明该文档库的具体管理范围。每个文档库可以指定一个管理者，该管理者（即库管理员）在这个文档库中有和系统管理员一样的权限，可以对该库中的文档进行增加、归档、删除和借阅等操作。另外，系统管理员还可以删除使用该系统的某些用户帐号。 （2）?????? 机构管理 ?????? ?系统管理员可以对系统中的机构（部门）进行管理，包括增加机构，此时需要提供新机构的名称和说明；更改机构名称和说明；删除机构，在删除之前需要指定别的机构继承该机构的文档或者将该机构所有文档移出。 （3）?????? 增加文档和归档 ?????? ?管理员可以在某个文档库新增加文档，这时需要指定该文档的属性，即所属的机构、年度、保管期限和备注等。但是新增的文档属于未归档类型，管理员可以对其进行查看和审核操作，对于不合理的文档，管理员可以修改其属性，而对于合理的文档，管理员可以对其进行归档。 （4）?????? 文档的移出和删除 ?????? ?管理员可以将文档库中的文档移出，移出后的文档还存在于系统中，只是已变成未归档状态。对于这种文档，管理员有权将其彻底删除。 （5）?????? 文档查询 ?????? ?用户可以查询已归档的文档，系统对其提供多种查询方式，如按年度、机构、文档库或文档名等条件进行查询。 （6）?????? 申请借阅 ?????? ?用户可以对已经归档的文档进行借阅操作，借阅时用户需要提交借阅申请单，指明所借阅文档的名称、借出时间、归还时间和借阅理由等。 （7）?????? 借阅审批 ?????? ?管理员可以对用户提出的借阅申请进行审批，审批通过用户就可到文档库提取该文档，若未通过则管理员需要把拒绝的信息返回给用户。 （8）?????? 文档的归还和提醒 ?????? ?用户将所借的文档归还时，管理员需要在系统中进行文档的归还操作，对于归还日期已到的文档，管理员可以进行提醒操作，提醒借阅人归还文档。