干部档案管理系统
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前 言
档案是国家机构、社会组织在干部管理活动中形成的、记述和反映个人经历和德才表现等情况、以人头为单位集中保存以备查考的原始记录。
档案管理的目的是为了档案的利用。如果放松管理，无论对单位和对个人都会影响档案的利用。举个例子，如果应该进入档案的材料没及时归档，则对个人资料的记载就是不完整的，缺乏了这一部分的凭证，就无法出具相关证明。如果发生了损坏或丢失档案的情况，后果就更加严重，有的档案材料是难以重新建立的。档案的管理是与干部、流动手续的衔接密切相关的。以北京市人才服务中心为例，拥有着全市最大的档案管理中心，共保管了档案12万份。这些档案的利用率相对很高，表现在出具干部证明、婚育证明、出国政审、职称评定、工龄认定以及各种保险的相关手续等方面。档案中心的工作人员每天都要接待大量的企业用人中的查询、查阅。
档案好像是计划经济的产物，在市场经济条件下，随着人才流动潮流的涌现，人们思想观念上的放开，档案越来越被人们所冷落和忽视。到底档案对个人以及人力资源部意味着什么，放松对档案的管理会带来哪些后果呢？
目前我国的档案管理社会化趋势日益明显。非公有制单位，国有企业事业单位发展干部代理使流动人员档案管理总量每年迅速上升。人，档分离，用人单位和管理档案部门分离，有利于社会人的形成，有利于人才流动管理。但是，因为很多企业和个对档案管理认识不足，影响了档案材料的完整性和效用。有的人在频繁流动中，档案材料没有相应的记载；有的淡化了档案的观念，“死”档也有逐渐增加的趋势。
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（一） 分析目前干部管理、档案管理的现状 [来源：http://www.think58.com]
长期以来，各级对干部档案管理、利用比较重视，但是随着国有、集体企业改革改制速度加快，干部档案管理在一些企业已出现疏忽的现象，尤其是企业性质、职工身份置换后的民营企业更不够重视此项工作。民营企业干部档案管理的现状，是企业改革改制过程中出现的新情况，政协委员在提案中希望档案部门需发文要求，加强检查督促，达到管理规范化。干部档案一定要随个人走，及时接转，有利于用人单位查阅方便、使用方便
长期以来，干部档案深藏于库房之中，默默无闻。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”。甚至还认为，干部档案工作就是收收发发、装装订订、粘粘贴贴，一个登记本、一个装订机、一个铁皮柜就够了，实际上远非如此。随着干部制度的改革，媒介在用人方式上开始多样化，即正式职工、聘用人员、临时工等多种形式并存，且聘用人员的档案不由聘用单位的干部部门管理，这些都为媒体档案管理提出了新课题。
将干部档案工作列入干部工作规划，有专门的分管该项工作的领导和专职工作人员。要制定长远规划和年度计划，明确工作重点。要努力改善保管条件，将档案铁柜、各种整档工具等必需设备列入专项经费开支，从人、财、物上尽量创造条件。同时还可以考虑和人才交流中心联系，把部门聘用人员的干部档案纳入干部部门管理规划，以有利于统一管理和使用好聘用人员。 本文来自think58
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在媒体竞争日趋激烈的情况下，如何使干部档案工作更好地为发现人才、选拔人才、加速人才培养、合理配置人力资源服好务？笔者认为，应做到强化一个管理体制，处理好两种关系，实现两个转变，开发多种利用方式。 本文来自think58
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（二）干部档案工作的问题及对策
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干部档案是人才信息的重要载体是人才的主要信息源准确、齐全、完整的干部档案能历史全面地记载一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息是知人善任、选贤举能的重要工具管好用好干部档案对人才资源开发起着重要作用。但是当前的干部档案工作还存在着不少问题直接妨碍了其作用的发挥主要表现在
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１对干部档案的重视程度不够
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一种是思想认识陈旧片面。由于历史的原因以往的干部档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料而现在各项工作重心转移组织干部政审工作相对减少一些人就认为干部档案“没什么用了”、“作用低了”另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响存在着“要不要干部档案无所谓”的错误认识。 copyright think58
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以上两种轻视干部档案工作的思想都表明了一些人对干部档案工作缺乏了解对在人才资源开发中干部档案的作用缺乏认识。在实际工作中一些领导对干部档案工作不予重视特别是在干部工作改革不断深入的今天只重视干部的其它工作忽视干部档案工作只抓干部工作改革放松干部档案基础工作有些管档人员也放松对自己的要求管理流于形式充当起“保管员”的角色。 内容来自think58
２干部档案收集工作缺乏力度 think58 [来源：http://think58.com]
一是收集归档工作制度不健全执行不严格。少数管档部门只照搬中组部下发的《干部干部档案材料收集归档规定》没有形成自己的实施细则内容不具体、不全面。即使建立了制度也在不同程度上存在执行不严格现象收集归档工作被动、不及时。这一问题在无专职干部档案工作人员的单位中比较突出。二是收集归档的材料不全面、不准确。虽然《干部干部档案材料收集归档规定》文件中对干部档案收集归档的范围作了规定但当前的干部档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。首先有的单位一些材料还没有收集上来或收集得不齐全如干部的考核材料支农扶贫、派出国境人员的鉴定材料和反映人的能力水平的材料等这些材料多数为零散材料。其次一些归档的材料还不够真实和准确。干部档案是记载一个人的经历和德才表现的材料它的内容应该是真实、准确的而现在干部档案中有些材料在内容和形式上是雷同的如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉多使用套话内容形式相同不能准确反映每个人的真实情况。 think58 [来源：http://www.think58.com]
３干部档案利用工作水平较低其作用尚未充分发挥出来，利用工作是衡量干部档案工作质量的一个标准从现在各单位的情况看有以下几个问题：
A.利用工作范围有限。现在干部档案在政审、调升工资、职务变动等工作中只被用来了解人员的基本情况而知人善用、选贤举能的作用并未发挥出来。
B.利用方式单一使用率低。只有需要者找上门来才提供利用“看堆守摊”、被动服务状况还很普遍。
C.对于一个单位来说利用干部档案资源应该不仅限于利用某一个人的信息也需要利用整体的综合信息如人员分类信息、人员结构信息等。但有一些单位部门中干部档案的管理手段还是原始的手工管理方法难以满足对综合信息和对信息进行分析的需求。 内容来自think58 [资料来源：http://think58.com]
从上述问题来看目前干部档案工作还有一些不完善的地方需要我们去研究解决。为使干部档案在新的形势下发挥更大作用要解决上述问题我认为应从以下几方面入手
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一、适应改革发展新形势提高对干部档案工作重要性的认识
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新时期干部工作面临许多新问题同时也给干部档案工作提出了更高的要求干部档案人员应该不断地加强自身学习增强工作自觉性同时注意宣传提高全体人员的档案意识提高对干部档案工作重要性的认识。
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在改革发展的今天必须认识到干部档案不是可有可无的，即使不设干部档案的企业公司也是十分重视人才信息的。由此可以说明，干部档案在人才资源开发中有着重要作用。 [来源：http://think58.com]
长期以来我党一贯强调各级组织在选拔和任用干部时要首先查阅干部的干部档案这是一项组织程序。实践证明干部档案在考察了解、选拔使用干部中起着重要的依据作用同时还可为人才资源开发提供大量信息和数据。因此干部档案工作不但必要而且重要不能削弱在现阶段还应进一步加强。 [资料来源：http://THINK58.com]
二、加强收集工作完善档案内容 本文来自think58 [来源：http://think58.com]
干部档案材料的收集工作是干部档案工作的基础是为利用工作积累信息的过程是维护干部档案完整和真实直接关系其作用发挥的重要环节因此必须下功夫、花大力气认真做好。
１建立健全收集归档制度认真组织落实 think58 [资料来源：http://think58.com]
从管档部门来说必须建立健全收集工作制度并严格执行应该归档的材料认真收集归档。要采取定期收集和不定期收集相结合的方式将形成的应归档材料全部收集归档。定期收集可以根据本单位的中心工作提出收集工作计划对应收集的材料做到心中有数。积极主动抓重点、按计划逐项收集这样可以避免因工作忙漏归、迟归现象。如表彰奖励材料、年终考核材料、工资普调材料等都可以按计划定期收集。不定期收集也就是零星收集采取这种方法时要注意了解各方面情况及时掌握信息随时收集如成果获奖、学历培训、政审、鉴定材料等都可以不定期收集。 [来源：http://think58.com]
从形成档案材料的单位部门来说也必须建立归档制度同样要认真贯彻执行将形成的应归档材料主动送交管档部门归档。各部门应该将收集归档这项工作列入目标管理工作中落实归档时间和责任人也可以将之列入岗位责任制中作为考核内容。干部档案部门要对归档工作进行严格的检查督促。
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２完善档案内容提高档案价值 think58
首先《干部干部档案材料收集归档规定》是干部档案收集归档工作的依据性文件。按照这一规定干部部门应在德、能、勤、绩四方面开展收集工作全面收集材料特别是现阶段要根据干部制度改革和对人才信息的需要完善档案内容注意收集那些能体现人才能力、水平和业绩的材料。
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[资料来源：www.THINK58.com]其次应在形成档案材料时就使它准确、充实能真正反映一个人的情况、面貌和特点。例如考核鉴定材料形成时就要注意将被考核人全面情况反映出来要对人才素质、现实表现客观地作出评价。这样所形成的材料被收集进档案中去才能有利用价值。 内容来自think58
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再次要定期补充记录登记如对干部任免、工资变动、出国情况等登记表定期补充目的是使档案简单明了地反映人的某一方面情况。另外可以将科技人才的论著论文目录、培训进修登记、年终考核登记等补充进档案使档案内容更直观便于利用。
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三、提高利用工作水平充分发挥干部档案的作用 本文来自think58 [来源：http://think58.com]
１拓宽服务范围为干部改革提供信息 [来源：http://think58.com]
除了在政审、调资、晋升中提供干部档案以外档案部门在当前干部工作改革中要根据结构性调整、人员配置等中心任务积极提供干部档案信息如在机构人员调整、定岗定员工作中提供人员现状情况、综合信息、统计信息在作人员规划和预测时提供人员预测情况、分析信息等为领导和决策者当好参谋。 think58.com
２熟悉档案内容和人员情况积极主动提供服务 think58
通过对档案的整理熟悉干部档案内容。重点应放在新调入人员档案上因为领导和其它部门对新调入人员的情况不很了解档案人员通过其档案熟悉他们的学历、曾进行过何种培训、担任过什么职务、做过哪些工作以及对其评价如何等等将这些信息主动向使用部门介绍，变被动服务为主动服务。 think58.com [来源：http://think58.com]
３编制必要的检索工具方便查找利用
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干部档案管理部门应建立几种有效的检索工具如把所管理的干部档案中的人员情况按年龄、职务职称、学历、专业等来分类编制不同的检索工具便于查找和利用。 [资料来源：http://think58.com]
４实行计算机管理提高利用工作水平 本文来自think58
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现在干部部门普遍使用的计算机干部信息管理系统包含了大量信息利用这一系统不但提高了查找信息的速度而且可对所管理人员的情况进行研究做出统计分析开展高层次的信息服务。如各人才交流中心近年开通的人才信息服务系统直接服务于人才开发和利用工作对干部档案利用工作的改革和发展起到了促进作用。 copyright think58
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总之今后我们还要进一步探索利用现代化手段管理干部档案和人才信息的方法为干部档案工作的科学化、现代化管理服务为开发利用干部档案和人才信息贡献力量。
在干部档案管理中为了管理的安全性，所以我们要建立一个安全的档案管理系统。 [资料来源：www.THINK58.com]
（三）系统应满足的功能及要求（录入、查询、修改、打印等）
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[资料来源：THINK58.com]干部档案管理系统主要包含职工个人自然情况，工作情况，简历，政治情况等各方面信息，内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。主要是为干部档案进行服务，对干部的变动、干部资料、以及干部资料的查询，统计等功能。总体上说具有编辑，查询，用户管理，图表统计等功能。
一、 灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。并将查询方式有机溶入编辑界面，可以实现对某项记录定位，再进行编辑，修改，更新。
二、 多个数据库表的任意组合条件的查询。便于在实际档案管理操作中呆对保种情况，多种条件下的人员情况进行统计查看。
三、 具备分级用户权限管理设置，以确保档案的保密性和安全性。
四、 具有分类统计，使用图表显示的功能，该统计图表可根据数据库中记录情况的变化而变化。
五、 具有比较友好的人机界面，各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。
六、 具有辅助表管理功能，主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌” 表中的字段“政治面貌”，“职称” 表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作......
随着企业的规模不断扩大,员工数量急剧增加,有关员工的各种信息量也成倍增长。企业在一般日常工作中需要对企业人员组成，考勤情况，工作评估和工资信息进行管理。
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