VB文档管理系统

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内容摘要 2
Abstract 3
引言 4
第一章 概述 5
1.1 管理信息系统简介 5
1•2：面向对象的程序设计 7
1•3、系统软件开发环境简介 9
第二章 应用系统分析 10
2•1、数据流图 10
2•2、系统功能结构图 12
2•3、系统分析说明书 13
2•4、E－R图 15
第三章 系统设计 17
3•1、模块处理功能设计 17
3•2、数据库表结构 19
第四章 应用系统实现 22
4.1创建卷名窗体的实现 22
4.2：档案柜资料窗体的实现 24
4.3 文件编辑窗体的实现 27
4.4 组卷窗体的实现 29
4.5系统菜单的实现 33
总  结 35
致   谢 36
主要参考文献 36
附录（主要窗体的源代码） 37 本文来自think58

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内容摘要
《文档管理系统》是采用VISAUL BASIC6.0开发的一个数据库管理系统。本设计说明书主要讲述了VISAUL BASIC6.0的基本功能及设计方法。紧接着以本系统为例，逐一介绍开发本系统系统的步骤：系统分析、系统设计、系统实现、系统维护。在系统分析中先后用数据流图、数据字典、系统的功能结构图分析了系统所需的各种数据。在系统的设计中，详细的展现了系统的各个功能模块。所需的数据库表及表字段。菜单的设计等。在系统的实现中，给出了实现表单中相应的功能控件的事件及代码。以及菜单实现的方法。文章的最后则给出了本系统的主要功能源代码。
本系统具有数据输入，数据存储，信息查询，报表打印等功能，系统的人机对话界面友好。系统功能全面，用户操作方便是本设计的一个特色。

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关键词：面向对象 文档 管理系统 VB 
第二章 应用系统分析
需求分析是软件生命周期的一个重要阶段，它根本的任务是确定为了满足用户的需要必须做什么。具体地说，应该确定系统必须具有的功能和性能，系统要求的运行环境，并且预测系统发展的前景，必须仔细分析系统中的数据，既要分析系统中的数据流。又要分析长期使用的数据存储，通过分析应该得出用数据流图、E－R图，为系统的设计奠定基础。
在这一章里，我将给出系统的数据流图，功能结构图，系统分析说明书，E－R图，为系统的设计奠定基础。
2•1、数据流图
数据流图描绘系统的逻辑模型图，其中没有任何具体的物理元素，只是描绘信息在系统中流动和处理的情况。因为数据流图是逻辑系统的图形表示，即使不是专业的计算机技术人员也容易理解，所以是极好的通信工具。此外，设计数据流图只需考虑系统必须完成的基本逻辑功能，完全不需要考虑如何具体地实现这些功能，所以它也是软件设计的很好的出发点。《文档管理系统》主要是为了对各种文档资料信息，卷宗信息，档案柜信息等进行计算机管理。所以主要的数据源应是文档资料，卷宗，档案柜的各种信息。它们在系统中流动和处理详细见下面的数据流程图。
1 档案柜基本信息流程图（图2－1）

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                                       修改记录                       F1 DAG
 档案   输入档案      检查是      
 柜号   柜信息         否注册            删除记录
                                 检索记录           窗体       EXCEL表
                  F1 DAG 本文来自think58

流程图分析：
从流程图上可以看出：档案柜基本信息的流动首先是以档案柜号的特征为流动方向的依据。非0档案柜号可以继续流动，并检验数据库中是否已经注册，已经注册的信息可以修改、查询、并将查询结果报表。未注册的信息可以录入到数据库中。这里可以分析得出：要实现档案柜基本信息的流动，需要设计一个档案柜基本信息数据库表。并对该表实现信息的录入、修改、查询、统计、报表。
2 卷宗信息的流程图：（图2－2）

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                                添加新记录
                                      修改记录                         F2 SORT
 卷宗   输入卷        检查是      
号     宗号名        否注册           删除记录
                                 检索记录           窗体        EXCEL表 copyright think58 [来源：http://think58.com]
                  F2 SORT think58好，好think58

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流程图分析：
从流程图上可以看出：卷宗信息的流动同样是以卷宗号的特征为流动方向的依据。这里同样可以分析得出：要实现卷宗信息的流动，需要设计一个卷宗信息数据库表。并对该表实现信息的录入、修改、查询、统计、报表。
3 文档资料信息的流程图：（图2－3） copyright think58 [资料来源：http://think58.com]

                                 添加新记录
                                      修改记录                       F3  FILE
文件号  输入文件       检查是      
 资料信息       否注册           删除记录
                                 检索记录            窗体        EXCEL表 think58

                  F3  FILE

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流程图分析：
从数据流图上容易看出该系统应具有对文档资料信息录入到数据库中，可以修改，删除数据库中相关信息资料。可以对数据库的信息按某些字段或字段组合进行检索。同时应具有对数据库的信息作出相关统计等功能。
2•2、系统功能结构图
 通过前面的数据流程图已经对系统的主要功能有了一个初步的了解，下面将系统的功能再作一些深入分析，最后得出系统的功能结构图
《文档管理系统》是为了实现联通泰安分公司文档资料的计算机管理。因此，系统应该有一个全局管理功能，以方便实现不同的功能的选择。也就是应具备全局管理功能。这里用总控模块实现。由于要处理的信息包括档案柜，卷宗，文档资料的不同处理，总控模块管理有三种不同的信息的处理。即档案柜、卷宗的处理、文档资料的处理。由于每种信息的处理涉及到对信息多方面的不同子功能，所以又涉及到对众多的子功能的管理。在此用档案柜信息模块、卷宗模块、文档资料模块实现。在档案柜信息模块下包含对档案柜基本信息的编辑、检索、报表等功能。对检索应具备从多方面对不同字段进行检索。卷宗信息模块包含卷宗信息创建、编辑、检索、统计、报表等功能。对卷宗信息的功能处理的是否恰当是本系统是否成功的一个标志。因此，对卷宗信息的功能应细化。尤其是卷宗的检索、信息的统计要具备从不同的角度能够对数据库中的记录进行特定条件的检索和统计。文档资料信息模块包含文档资料的编辑、修改、检索、报表等功能。同以上的检索一样，应能从多方面、不同字段进行。在此基础上，总结得到如下的系统功能结构图：

think58好，好think58

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编辑档案柜基本信息
档案柜模块          检索档案柜基本信息
                     档案柜基本信息导出到EXCEL
                         

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创建卷宗信息 
编辑卷宗信息
检索卷宗信息
总控模块        卷宗信息模块         相同卷宗号信息统计
                                          不同卷宗号信息统计                                       
                                          卷宗信息导出到EXCEL [资料来源：http://think58.com]

                             编辑文档信息子模块 
                       文档信息模块       检索文档信息子模块
                                          文档信息导出到EXCEL
                                                        
（图2－4）  系统功能结构图 think58好，好think58 [资料来源：http://think58.com]
2•3、系统分析说明书
项目级系统分析的重点在业务需求层次上，主要任务是确定用户对系统的应用要求，这主要从两个方面获得。一是和用户一起充分了解现行系统是怎样运作的，二是理解用户的现行系统的改进及对新系统的要求，并在此基础上提出解决问题的基本模型，另一个任务是把和用户共同理解的新系统用恰当的工具表现出来，系统分析的最终任务是提出达到新系统目标的新系统方案，并在此提高主要文档——系统说明书。
以下是对系统各模块功能的分析
1： 档案柜信息模块的功能
档案柜信息模块，又包括档案柜信息的编辑子模块、检索档案柜信息子模块、档案柜信息导出到EXCEL报表子模块。这些子模块的功能组合后，可对档案柜从创建、到平时信息查询、以及所需信息的报表等一系列繁杂的工作通过计算机得到轻松的管理。其中档案柜信息的编辑子模块可以完成档案柜信息的创建、修改、删除等操作。从而达到准确的对档案柜的信息存档的目的。检索档案柜信息子模块可以通过档案柜号或档案柜名来进行查询。检索结果以表格形式体现。信息报表子模块可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。通过将检索结果导出到EXCEL实现报表功能。
2：卷宗模块的功能
卷宗模块包括卷宗编辑子模块、检索卷宗子模块、卷宗信息统计子模块、卷宗信息导出到EXCEL实现报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对卷宗进行系列管理。其中卷宗编辑子模块可以对卷宗进行创建、修改、删除等操作。检索卷宗子模块单一检索和多条检索条件的组合这样两种方式来进行查询。检索条件包括卷宗号、卷宗名、创建时间等。检索结果以表格形式体现。卷宗信息统计子模块可以完成按卷宗号或入卷时间等从不同的方面对档案资料进行文档资料数量统计。统计结果以表格形式体现。卷宗信息报表子模块可以对符合特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。

3：文档资料模块
文档资料模块包括文档资料信息编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对学生评语进行系列管理。文档资料编辑子模块可以对文档资料信息进行录入、修改、删除等操作。方便地将文档资料存档的目的。检索文档资料子模块可以通过文件号或文件名来进行查询。或着通过文件号或文件名与状态、入卷时间的组合形式来进行查询。检索结果统样以表格形式体现。信息报表子模块可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。报表同样是通过导出到EXCEL实现。
以上是对本系统各模块功能的总体分析。
2•4、E－R图
通过以上的数据流图可以知道：系统应具备档案柜信息表、卷宗信息表、文档资料信息表。下面利用E-R图进一步的得出系统对哪些数据库表的必须。以及每个表应具备的字段。
软件系统本质上是信息处理系统，因此在软件系统的整个开发过程中都必须考虑两个方面的问题—数据与及数据的处理。在需求分析阶段既要分析用户的数据要求，又要分析用户的处理要求。为了把用户的数据要求清晰地表达出来，通常建立一个概念性的数据模型（也称为信息模型）。它是一种面向问题的数据模型，是按照用户的观点来对数据和信息建模，它描述了从用户角度看到的数据，它反映了用户的现实环境，且与在软件系统中的实现方法无关。 [资料来源：http://THINK58.com]
最常用的表示概念性数据模型的方法是实体一联系方法，这种方法用E－R图描绘现实世界中的实体，而不涉及这些实体在系统中的实现方法，针对《文档管理系统》面向的用户与及为了实现他们在使用系统的过程中想达到的目的，下面给出分析得出的该系统的主要实体的E－R图。

文件号    文件名               卷宗号      卷宗名                    档案柜号 copyright think58 [资料来源：http://THINK58.com]

文档资料            入卷           卷宗              入柜          档案柜

（图2－5）  E－R图  
通过该E－R图不难可以得出：要实现系统预定的功能，必须具备档案柜信息表（DAG）、文档资料信息表(FILE)、卷宗信息表(SORT)。档案柜信息表（DAG）的字段有：档案柜号、备注、建柜人、建柜日期。文档资料信息表(FILE)的字段有：文件号、文件名、作者、入库日期、卷号、卷名、入卷日期、状态等。卷宗信息表(SORT)的字段：卷宗号、卷宗名、备注、创建日期等。
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第三章 系统设计
系统设计是信息系统开发工作的核心，其基本的任务是把原系统分析阶段得出的逻辑模型变换成系统的物理模型。即按照系统需求分析阶段确定的目标和逻辑模型，具体设计出效率高，适应性强，可靠性好且经济实用的系统实施方案。
经过需求分析阶段的工作，系统必须“做什么”已经清楚了，现在是决定“怎样做”的时候了。设计的基本目的就是回答“系统应该如何实现？”这个问题，通过这个阶段的工作将划分出组成系统的物理元素—程序文件，数据库，人工过程和文档等等。
系统设计应从数据流程图出发。设想完成系统功能的若干种合理的物理方案。并和用户共同比较选定一个最佳方案。然后进行软件结构设计。在进行软件设计时应该遵循模块独立原理，确定软件由哪些模块组成以及这些模块之间的动态调用关系。同时可以设计出系统的层次和结构图。基于以上理论，结合需求分析阶段的数据流图和ER图。设计出以下的模块和5个数据库表结构的设计。
3•1、模块处理功能设计
在上一章的系统分析说明书中，已经从用户的角度初步地划分了本系统的各功能模块，并且从用户的角度对主要的功能模块设置作了分析。下面我将对每个模块的总体设计作简要说明。
1．档案柜信息模块
1）编辑档案柜信息模块 think58.com [资料来源：http://www.THINK58.com]
该模块可以实现档案柜的创建，档案柜信息包括档案柜号、档案柜名、创建时间、创建人、备注。该模块还实现对档案柜信息记录的修改、删除等操作。
2）检索档案柜信息模块
该模块是档案柜信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的档案柜记录予以显示，条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。
3）档案柜信息报表模块
该模块可以实现在数据库中满足指定条件的记录的输出报表。该模块输出特定条件的记录也将用SQL语言实现。由于Visual Basic6.0的报表功能的局限性，所以这里采用将检索结果到处到EXCEL，最后通过EXCEL实现最终的报表。
2．卷宗信息模块
1）卷宗信息编辑模块
该模块首先实现卷宗的创建。创建时用户选择卷宗的类比名和卷宗号。另外还包括卷宗的创建时间，创建人，备注等。创建以后还可以实现对卷宗包括卷宗号、卷宗名等记录的录入、修改、删除等操作。
2）卷宗信息检索模块
该模块是卷宗信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的卷宗记录以及卷宗里面的文档资料信息予以显示，检索字段包括卷宗号、卷宗名、入卷时间、文件号、文件名等。条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。

本文来自think58

3）卷宗信息分段统计模块
该模块主要完成对满足指定条件的卷宗库表和文档资料库表中的记录按照相同卷宗号进行文档资料数量的统计。统计的结果显示在表单中的网格表中。
3．文档资料模块
该模块实现文档资料信息的管理，又可分为文档资料编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报表子模块。文档资料编辑子模块主要完成文档资料的录入、修改、删除等。检索评语子模块主要完成对文档资料从文件号、文件名等字段来设定检索条件。文档资料报表子模块主要完成设定条件的记录的输出报表。
4．系统用户登录模块
该模块实现系统对用户身份的识别，只有输入正确的用户名和密码，系统才会进入系统运行界面，非法用户登录给出警告，密码填写错误给出提醒。
非法用户不能进入系统。密码三次输入不正确，系统自动退出。
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