企业总帐管理系统的设计与实现

摘要 财务总帐系统是财务管理系统的一个核心部分，为企业管理提供必要的财务信息，以反映企业的经营成果和财务状况。它不仅可以指导往来、库存、预算、资金、采购、销售、利息、项目核算等系统的管理，还可为领导决策提供重要的信息来源。总帐系统既可以单独运行，也可与其它系统集成，如：应收帐系统、应付帐系统、发票系统，组成完整的企业管理信息系统。本文通过分析财务管理系统的发展和技术现状，并分析企业管理流程特别是总帐管理系统的流程，最后详细论述了用PB设计企业总帐管理系统的过程，实现凭证处理、银行对帐、自动转帐、现金流量表和各种报表查询以及个人往来、客户、供应商往来、外币核算、项目管理等辅助功能。 关键字：财务总账，凭证处理，流程 项目背景 1.1引言 在世界上任何一个国家，作为宏观经济组成单元的微观经济。企业，其管理模式也必然随着宏观经济的变革而变革。在企业信息化普遍发展的今天，会计系统的信息化也取得了长足的发展。会计信息系统作为企业管理信息化的一个重要组成部分，它的开发是为了满足企业的需要的。总账系统，作为会计信息系统的龙头模块，其发展代表着企业的文化，代表着企业的一种管理模式。 随着信息技术和网络经济的发展，特别是近些年来电子商务的迅猛发展，企业正被卷入又一场革命。在经济发达的欧美各国，各种规模的企业都在希望通过国际互联网（Internet）及企业内联网Intranet）、外联网（Extranet）进行电子商务。因为电子商会给企业带来的好处是显而易见的，它可以使企业降低成本、减少库存、缩短流通周期、开拓更多的贸易机会，从而更好地实现企业价值最大化。可见，发展网络经济已不仅仅是电子信息技术的运用和商务模式的选择问题，而是在日趋国际化的市场中，不断地增强竞争力，力求生存与发展的战略选择。会计系统信息化将成为对世纪中国经济发展的巨大动力，将给中国企业带来无限的机遇与挑战。 1.2 总帐系统信息化的优点 总帐系统的信息化使得总帐系统高度自动化，降低人力资源占用成本：会计部门是与企业其他管理部门密切联系的，总帐信息的处理要经过填制和审核凭证、登记帐簿等。各种原始数据、记账凭证在电算化会计管理信息系统下需要由人工收集，并由人工录入原始凭证，因此耗费时间长，需要多个会计人员进行收集、录入工作。而且化会计管理信息系统，利用网络技术，通过企业内部联网、外部联网、并采用收发邮件的文件传递方式，总帐处理系统自动采集相关的电子原始凭证和数据，并按设定的会计处理方法和流程，自动进行业务处理，生成电子记帐凭证，然后自动登帐，随时可以根据需要，生成会计报表，还可以通过预测决策系统对财务信息进行分析。从而减少会计人员的工作量，使会计工作所占用的人力资源成本减少。 总帐系统的信息化使得总帐系统大大提高工作效率：信息化总帐系统，会大大提高了会计事务处理的效率。例如：企业与银行之间的经济往来业务的处理是会计部门经常面对的事、由于凭证传递上的时间差，会出现一方已登记入帐而另一方尚未入帐的情况，这种未达帐项使企业帐上银行存款余额与银行帐上该企业的存款余额在同一日期出现不一致。因此企业与银行要经常发生对帐的繁重工作，增加了会计人员的工作负荷，降低了工作效率。E化的会计信息管理系统，在网上直接交换传递信息，共享数据信息资源，银行与企业可以同步进行信息处理，使未达帐情况的发生率降至最低（由于计算机中存在响应时间差，不能完全保证不存在未达帐现象，当然这种时间差相对于人工处理来说可以说是无穷小的），并使企业对帐的周期相对减少。企业进行定期对帐时，首先将从网上获得的本企业在银行帐上的账单，然后自动生成存款日记帐，再采用帐务处理系统自动与企业的账单进行对帐。 总帐系统的信息化使得总帐系统有更高的管理预测能力：由于互联网技术，企业将更及时地获得更大容量的商业信息，可以做到数据共享，硬件、软件资源共享，并且能及时将相关的信息反馈回去。企业会计部门将由于人力资源占用的减少、工作效率的提高而向财务会计、管理会计方面发展，会计部门将与企业各部门联系起来，加强财务预测、决策和控制功能，帮助企业主管部门更好地进行投资、融资和筹资决策，实现财务与业务的协同。 1.3 现行总帐系统存在的问题 一是信息的完整性和可用性还不是很完善。未能站在企业管理信息化的高度进行研究。因过分注意软件的会计核算功能，而轻视了财务管理和控制、决策功能。会计软件囿于传统的思维方式，模拟手工核算方法，缺少管理功能。财务系统大多以记账凭证输入开始，经过计算机处理，完成记账、算账、报账等工作，并局限在财务部门内部。目前流通的会计核算软件大多功能在提高财务信息系统的范畴，只能完成事后记账、算账、报账以及提供初级管理功能，不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等管理会计功能。 二是信息的保密性和安全性差。总帐信息是以足够的安全技术为保障，以一定的计算机硬件支撑。在相应的软件管理下在网络中流通、存储和处理，并最终以人们需要的形式变现出来。随着计算机应用的扩大，利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪现象屡见不鲜。几乎所有的软件系统都为完善会计功能和适应财务制度大动脑筋，却没有真正研究数据的保密问题。对于安全性更是难尽人意，系统一旦遭遇自然灾害，瘫痪或遭病毒侵袭就很难恢复原来的数据。 三是总帐信息系统仍然是一个封闭式的系统。总帐信息系统不仅与生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事等子系统脱节，而且会计软件内部各子系统也只以转账凭证的方式联系。从而造成数据在内外子系统之间不能共享，信息不能通畅，既影响财务管理功能的发挥，又不能满足企业对现代化管理的需要。 1.4本软件开发的目的 本课题所开发的企业总帐管理系统是企业财务管理系统的核心部分，是系统、全面地归纳积累会计核算资料的基本形式，是会计分析和会计检查的重要依据，是定期编制财务报表的基础。